課程簡介

文秘是現代企業中非常重要的職能角色，要經常處理各種文件，撰寫大量文書，組織各種會議。管理文件資料和信息檔案，并要充當領導與員工之間的潤滑劑，協助領導完成大量工作。文秘崗位培訓通過全面闡述文秘的崗位職責、崗位要求、管理技能和實操技巧，教你快速掌握各種文秘專業知識，做一個既專業又全能的多面手，協助領導更高效地完成工作!

課程內容

部分  職業素養篇

一、秘書職業特性與素質要求

1. 秘書人員的自我角色定位

① 初級秘書：事務性文員

② 中級秘書：事務性文員＋協助管理

③ 秘書：獨立管理＋事務處理

★ 視頻：為什么不提拔我？

★ 現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”

2. 秘書的勝任素質

① 如何提升秘書的素質

② 秘書與一般秘書的差異

★ 案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？

種人認為：初級秘書不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘書的職業生涯規劃

1. 什么是職業生涯規劃？

2. 為何要進行個人職業生涯規劃？

① 分析自我，確立人生的方向

② 準確評價個人特點和強項，在秘書的職業競爭中發揮個人優勢

③ 看到秘書職業發展規劃的前景，提供前進的動力

★ 小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏

3. 職業生涯規劃的簡單步驟

① 掌握SWOT分析工具進行自我分析

② 運用“5W提問”法進行自我分析

◎ What I am? 我是什么樣的人？

◎ What I want? 我想要什么？

◎ What I can do? 我能做什么？

◎ What fit I most? 什么是適合我？

◎ What I can choose？我能夠選擇什么？

★ 走進實戰：“我的命運我把握，我的前途我做主。”

★ 運用SWOT分析工具認識自我

三、秘書商務禮儀規范

1. 塑造良好的個人職場形象

① 著裝的TOP原則

② “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區

③ 恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人

★ 案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

2. 基本商務禮儀

辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應對技巧

★ 現場演示：如何著裝讓我更優雅和自信

四、辦公室5S管理

1. 5S的概念

2. 推行5S的重要性

3. 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作

4. 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法

★ 現場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧。

第二部分  工作技能篇

一、時間管理及工作統籌技巧

1. 時間管理的誤區

2. 時間管理的原則

① 目標管理與80/20法則

② 緩急輕重的優先管理

③ 個人時間與領導工作時間計劃與安排

3. 時間管理小竅門

4. 辦公室接待與電話處理

5. 上級的時間管理與安排

6. 自我情緒控制與壓力管理

7. 上司出差日程管理與工作計劃

★ 小組討論：“你的工作是怎么安排的？”

我們每個人的生命就是通過時間來計算的。如果活到70歲，你擁有25500天。每人每天都有24小時，1440分鐘，86400秒。人——倒計時，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？

二、會務組織與管理

1. 成功組織會議的技巧

2. 組織階段的工作：會前準備／會中協助／會后整理

3. 會議座次安排的學問

★ 練習：小組討論：如何協助召開公司例會

★ 案例：如何應對會議中的“漏洞”？

三、信息、文檔管理與運用

1. 信息收集

① 信息工作的六個基本要求和三個訣竅

② 收集信息工作的三個訣竅

③ 信息的查實及傳遞

④ 信息的儲存與保密

2. 文檔管理

① 文檔分類及儲存的工作規范

② 文檔查閱及分裝的工作規范

③ 文檔銷毀及保密的工作規范

★ 案例：李秘書的返工引起的深思

四、行政公文寫作技巧與處理實務

1. 行政公文寫作的基本要求

2. 行政公文的格式

3. 常用行政公文寫作及公文格式要素范例

① 通用公文：報告／請示／批復／函／決定／公告／通告

② 事務公文：工作計劃／工作總結／會議紀要

③ 禮儀文書：請柬／介紹信／推薦信

★ 案例分享：請示／報告混為一體

★ 撰寫初稿練習：通知／報告／總結三種具體文體的大綱如何寫

第三部分  統籌管理篇

一、秘書人際溝通與工作協調技巧

游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。

1. 成功溝通的秘訣

① 學會聆聽：不輕易打斷對方的話

② 怎樣反問：了解對方的需求

③ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是

④ 表明立場：拒絕的藝術

⑤ 提出解決方案：提出2-3個解決方案

★ 案例：如果是你該怎么說？——為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價

2. 有效溝通過程及環節

① 信息發送、接收、反饋

② 有效發送的技巧

★ 現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事

3. 認識你的溝通對象

① 與上級溝通的原則

② 與各種性格的領導打交道技巧

③ 跨部門的溝通技巧

★ 游戲：究竟是誰的錯？

二、行政管理人員辦公室事務管理

1. 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）

2. 辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）

3. 員工安全和保密工作

4. 公共關系管理

★ 全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末

★ 案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？

三、事物性項目性工作的組織管理

1. 事務工作有哪些

2. 學會列事務清單

3. 用項目計劃管理工作

★ 沙盤演練：如何設計大型接待計劃并實施

四、課程分享：我學到了什么？

招生對象

熱愛文秘行業，學歷不限，年齡不限（零基礎授課）

重點

培訓學生的文秘工作的專業知識：管理學、心理學、領導學、公共關系、社交禮儀及公文寫作、信息管理、檔案管理、會議管理、時間管理、觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、專業能力、閱讀能力、表達能力（口頭、書面、身勢）、辦事能力、協調能力、調研能力、管理能力、社交能力、應變能力、網絡辦公、辦公設備使用、保養等等。

21世紀的企業文秘秘書

1.文秘像心理學家一樣善于觀察和理解他人

2.文秘像政治家一樣有靈敏的頭腦

3.文秘像外交官一樣有瀟灑的風度

4.有處理各種棘手問題的豐富經驗

5.有良好的寫作能力和文字功夫

6.熟練運用各種辦公自動化設備

7.熟識商務往來的法律、金融和稅務知識

8.迅速對文件、信息歸類、整理和查詢

秘書要做到九段才算成功